Complementando o post anterior.
O TRT do Espírito Santo classifica os livros como bens permanentes e os periódicos com bens de consumo. Antigamente cada unidade recebia um número de patrimônio, mas atualmente os livros recebem essa numeração por lotes. Ou seja, um conjunto de livros adquiridos recebem o mesmo número; normalmente um número por nota fiscal. O Serviço de Patrimônio endossado pelo Núcleo de Controle Interno do TRT propôs que se adotasse um número de patrimônio único para toda a coleção.
O número único facilita o controle patrimonial, mas dificulta o desenvolvimento do acervo, especialmente o descarte. Para descartar material danificado (inservível), desatualizado, sem interesse para a instituição, em número excessivo deve-se abrir processo administrativo, elaborar lista de descarte, oferecer o material para outros órgãos do judiciário e, caso não haja interesse, enviá-lo para reciclagem. O problema é que isso é excessivamente burocrático. E a cada conjunto de material retirado deve-se abater seu valor do montante do valor da coleção. O controle patrimonial de livros duplica processos que já são feitos na biblioteca. Esta controla rigorosamente a aquisição e o descarte através de registro em sistema. O mesmo trabalho que o setor de patrimônio faz ao classificar esse material como bem permanente.
Algumas dificuldades que devem ser dribladas ao utilizar a classificação “bem permanente” para os livros e outros materiais bibliográficos: uma delas já relatada no post anterior é a durabilidade deste material. Tanto a parte física quanto o conteúdo. Outra é a circulação. Livros em bibliotecas devem circular, ser lidos, manuseados, tomados de empréstimo. Aqui sugeriram que para cada livro retirado da biblioteca seja lavrado um termo de compromisso, assinado pelo usuário. Seguindo isso à risca não haverá mais empréstimos. Claro que pode-se criar alternativas para essa situação. Como os empréstimos são feitos para servidores e magistrados, os extravios, atrasos e danos aos materiais podem ser “cobrados” destes usuários, que ao se desligarem da instituição devem apresentar “Nada Consta” da Biblioteca ao setor de recursos humanos. Mas esse procedimento burocrático dificulta circulação do material, processo primordial e razão ser da biblioteca.
Sobre classificação de material bibliográfico como bem permanente ou bem de consumo:
MEDEIROS, Nilcéia Lage; MELO, Alfredo Alves de Oliveira; JEUNON, Ester Eliane. A classificação de acervos bibliográficos em bibliotecas de órgãos do judiciário: bens de consumo ou permanente. Perspectivas em ciência da informação, Belo Horizonte, v.12, n.2, p.130-157, maio/ago. 2007. Disponível em: <http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/view/287/87>. Acesso em: 05 ago. 2011.
Sobre depreciação do valor do livro:
SANTOS, Maria José Onofre et al. Depreciação de livros: procedimentos para determinação do custo. In: CONGRESSO USP CONTROLADORIA E CONTABILIDADE, 5., 2005, São Paulo. Anais... São Paulo: USP, 2005. Disponível em: <http://www.congressousp.fipecafi.org/artigos52005/513.pdf>. Acesso em: 05 ago. 2011.
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